wat moet er echt mee.
Niet alle historie hoeft te verhuizen. Begin met de vraag wie er straks naar kijkt, en waarvoor. Klanten willen hun bestellingen, facturen en retouren terugzien. De boekhouding heeft de facturen al in het ERP. Alles daarbuiten is archief, en archief hoeft niet in de nieuwe webshop te staan.
Leg per soort gegevens vast wat er moet gebeuren: mee en zichtbaar voor de klant, mee maar alleen intern, of alleen een export bewaren. Zo voorkom je dat je weken bezig bent met data die niemand ooit opent. Het bepaalt ook de omvang van het werk, en dus de prijs die je vooraf kunt afspreken.
datakwaliteit en mapping.
Het oude systeem bevat altijd dingen die in het nieuwe niet passen. Denk aan dubbele klanten, ontbrekende e-mailadressen, statussen die in het nieuwe systeem niet bestaan en producten die al jaren niet meer worden verkocht maar nog in oude bestellingen staan. Elke afwijking vraagt om een besluit: opschonen, omzetten of laten vallen.
Die besluiten horen bij iemand aan jullie kant, niet bij degene die bouwt. Schrijf de mapping op: welk oud veld wordt welk nieuw veld, en wat gebeurt er met afwijkingen. Laat dat document goedkeuren voordat er data beweegt. Een mapping die tijdens de migratie wordt bedacht, leidt tot verrassingen na de livegang.
afhankelijkheden en laadvolgorde.
Bestellingen verwijzen naar klanten, adressen en producten. Laad je ze in de verkeerde volgorde, dan hangen bestellingen los van hun klant, of krijg je dubbele klanten omdat de koppeling een klant niet kan terugvinden. Werk daarom met een vaste volgorde: eerst producten en klanten, dan adressen, dan bestellingen en orderregels, dan facturen en retouren.
Test die volledige volgorde op een kopie van de echte data. Een kleine voorbeeldset laat de problemen niet zien die je pas bij grote aantallen regels krijgt, zoals tijd, geheugen en limieten van de API van het nieuwe platform.
validatie.
Je bewijst dat er niets verloren is gegaan met tellingen en totalen: het aantal klanten en bestellingen per jaar, de omzet per maand en het aantal orderregels, in oud en nieuw naast elkaar. Voeg steekproeven toe. Neem tien klanten met een lange historie en vergelijk wat zij in beide systemen zien.
Bepaal vooraf wat "klopt" betekent, bijvoorbeeld geen verschil in de totalen per maand. Anders blijft validatie een gevoel, en dat is geen basis om het oude systeem uit te zetten.
cutover en rollback.
Een migratie met jaren aan data voer je niet voor het eerst uit op de dag van de overgang. Repeteer de hele overgang minstens één keer en meet hoe lang elke stap duurt. Spreek een bevriezingsmoment af waarop in het oude systeem niets meer wijzigt, en bepaal wat er gebeurt met bestellingen die in de tussentijd binnenkomen.
Spreek ook vooraf een punt af waarop je terugdraait als de validatie faalt, en laat het oude systeem tot dat punt ongewijzigd. Wie pas tijdens de overgang over terugdraaien nadenkt, doet dat onder tijdsdruk.
Een voorbeeld uit de praktijk: een klant stapte tegelijk over op een nieuwe webshop en een nieuw WMS. Tijdens de overgang vergat men vast te leggen naar welk WMS elke bestelling was gegaan. Andere geautomatiseerde processen hadden die informatie nodig om goed te blijven werken. Het gevolg was dat bestellingen die naar het oude WMS waren gegaan handmatig moesten worden afgehandeld, terwijl nieuwe bestellingen volledig automatisch konden lopen. Samen met de klant losten we dat op met een reconciliatieflow. Het is een les voor elke overgang: leg per bestelling vast welk systeem haar heeft afgehandeld, en bedenk dat vooraf in plaats van achteraf.
checklist.
- Per soort gegevens besloten: mee, alleen intern, of alleen een export.
- Mapping opgeschreven en goedgekeurd door een eigenaar aan jullie kant.
- Laadvolgorde vastgelegd en getest op een kopie van de echte data.
- Controlecijfers afgesproken: aantallen en totalen per jaar en per maand.
- Steekproef met klanten met een lange historie gepland.
- Repetitie van de overgang gedaan, met tijden.
- Bevriezingsmoment, rollbackpunt en verantwoordelijke afgesproken.
Bij de nieuwe webshop van Profuomo hebben we historische gegevens meeverhuisd, zodat klanten nog konden zien wat ze eerder kochten. Lees de Profuomo-case voor het hele project. Wil je weten wat er bij jouw migratie mee moet? Vertel ons welke systemen je vervangt, dan zeggen we je in één gesprek wat het inhoudt.
