verwerkersovereenkomst, beheerde integratiedienst.

download de overeenkomst

Voor de Beheerde Integratiedienst.

Verwerkersovereenkomst

Partijen

• De klant genoemd in de Offerte, hierna "Verantwoordelijke"
• Sinsou B.V., KvK 86851314, Hoenderkamp 20, 7812 VZ Emmen, hierna "Verwerker"

Artikel 1. Onderwerp en definities

1.1 Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de Overeenkomst. Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de diensten in de Overeenkomst te leveren, zoals per dienst beschreven in Bijlage 1.
1.2 Bij strijd tussen deze verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst gaat deze verwerkersovereenkomst voor op het gebied van persoonsgegevens, behalve voor aansprakelijkheid: daarvoor geldt artikel 12.1.
1.3 In deze verwerkersovereenkomst betekent:
a. Overeenkomst: de door Verantwoordelijke geaccepteerde Offerte, met een eventueel addendum, een eventuele service level agreement en de Algemene Voorwaarden van Verwerker;
b. Gekoppelde Systemen: de systemen van Verantwoordelijke en de diensten van derden die Verantwoordelijke zelf afneemt, zoals webshop, ERP, PIM, WMS en integratieplatform, waarmee Verwerker op instructie van Verantwoordelijke verbinding maakt;
c. Dienstomgevingen: de systemen en omgevingen die in Bijlage 1 per dienst staan;
d. AVG: Verordening (EU) 2016/679.

Artikel 2. Instructies

2.1 Verwerker verwerkt persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van Verantwoordelijke, voor het doel dat Verantwoordelijke heeft vastgesteld. De Overeenkomst en Bijlage 1 gelden als die instructie. Verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en verstrekt ze niet aan derden, tenzij Verantwoordelijke dat opdraagt of de wet het vereist. In dat laatste geval informeert Verwerker Verantwoordelijke vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
2.2 Is een instructie naar het oordeel van Verwerker in strijd met de AVG of ander recht, dan meldt Verwerker dat direct.

Artikel 3. Geheimhouding

3.1 Verwerker en iedereen die onder zijn gezag werkt, inclusief ingehuurde krachten, zijn schriftelijk verplicht de persoonsgegevens geheim te houden. Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor de dienst krijgen toegang.

Artikel 4. Beveiliging

4.1 Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, zoals per dienst beschreven in Bijlage 3. Verwerker mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet daalt.

Artikel 5. Subverwerkers

5.1 Verantwoordelijke geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in Bijlage 2 voor de dienst die hij afneemt.
5.2 Verwerker meldt een nieuwe of vervangende subverwerker ten minste 30 dagen vooraf per e-mail. Verantwoordelijke kan binnen die termijn op redelijke gronden bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan Verantwoordelijke het betreffende deel van de Overeenkomst opzeggen. Wijzigt een subverwerker uit Bijlage 2 zijn eigen subverwerkers, dan geeft Verwerker die melding binnen vijf werkdagen na ontvangst door aan Verantwoordelijke; Verantwoordelijke kan bezwaar maken binnen de termijn die de subverwerker aan Verwerker geeft, en voor het overige geldt 5.2.
5.3 Verwerker legt aan iedere subverwerker schriftelijk dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst. Verwerker blijft tegenover Verantwoordelijke verantwoordelijk voor de nakoming door de subverwerker, binnen de beperking van artikel 12.1.
5.4 De leveranciers van de Gekoppelde Systemen zijn geen subverwerkers van Verwerker. Dat geldt ook voor een integratieplatform waarvoor Verantwoordelijke zelf een licentie heeft, zoals Alumio. Verantwoordelijke contracteert die leveranciers zelf.
5.5 Neemt Verwerker zelf een platform of omgeving af waarin de persoonsgegevens van Verantwoordelijke worden verwerkt, dan is de leverancier daarvan een subverwerker en staat die in Bijlage 2.

Artikel 6. Bewaartermijnen

6.1 Verwerker bewaart persoonsgegevens niet langer dan de termijnen die in Bijlage 1 voor de betreffende dienst staan.
6.2 Foutmeldingen, waarschuwingen en de vastlegging van incidenten die Verwerker zelf opstelt, bevatten geen persoonsgegevens, behalve de recordaanduiding waarin de Overeenkomst voorziet, zoals een intern record-ID. Dit geldt niet voor foutteksten die een Gekoppeld Systeem teruggeeft en die Pulse als log bewaart (Bijlage 1), en niet voor inhoud die Verantwoordelijke zelf aanlevert, zoals in een ticket, e-mail of chat.
6.3 Verantwoordelijke kan schriftelijk andere termijnen opdragen.

Artikel 7. Locatie en doorgifte

7.1 Verwerker en zijn subverwerkers slaan de persoonsgegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij Bijlage 2 bij een subverwerker anders vermeldt. Kan een subverwerker de gegevens buiten de EER opslaan, of vanuit een land buiten de EER inzien of verwerken, dan staat dat in Bijlage 2, met de grondslag voor die doorgifte.
7.2 Het versturen van gegevens naar en ophalen van gegevens uit de Gekoppelde Systemen gebeurt op instructie van Verantwoordelijke. Is Verantwoordelijke gevestigd buiten de EER, of staat een Gekoppeld Systeem buiten de EER, dan is Verantwoordelijke ervoor verantwoordelijk dat die doorgifte rechtmatig is.
7.3 Verwerker geeft geen persoonsgegevens door buiten de EER anders dan in 7.1 en 7.2, tenzij Verantwoordelijke daar vooraf schriftelijk mee instemt en er passende waarborgen zijn.

Artikel 8. Datalekken

8.1 Ontdekt Verwerker een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens van Verantwoordelijke mogelijk verloren of gewijzigd zijn, of door onbevoegden ingezien, dan meldt Verwerker dit zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen 24 uur na ontdekking telefonisch en per e-mail aan Verantwoordelijke, met wat op dat moment bekend is over aard, omvang, betrokken gegevens en genomen maatregelen. Verwerker vult de melding aan zodra er meer bekend is.
8.2 Verwerker voert de instructies uit die volgen uit het onderzoek van het incident en helpt Verantwoordelijke bij een melding aan de toezichthouder of betrokkenen. Verantwoordelijke beslist over die melding.

Artikel 9. Bijstand

9.1 Verwerker helpt Verantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen (artikelen 15 tot en met 22 AVG), bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van een toezichthouder, voor zover dat de verwerking door Verwerker betreft. Werk dat buiten de normale dienst valt, rekent Verwerker af tegen het uurtarief in de Overeenkomst.

Artikel 10. Audit

10.1 Verwerker stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat hij deze verwerkersovereenkomst naleeft.
10.2 Verantwoordelijke kan de naleving ten hoogste eenmaal per kalenderjaar laten controleren, met een schriftelijke aankondiging van ten minste 30 dagen. Deze beperkingen gelden niet binnen 12 maanden na een datalek waarbij persoonsgegevens van Verantwoordelijke zijn betrokken, en niet als een toezichthouder om de controle vraagt.
10.3 Een controle begint met documentatie: de antwoorden van Verwerker op een vragenlijst van Verantwoordelijke, Bijlage 3 en eventuele certificeringen of rapporten van derden. Blijkt de naleving daaruit niet voldoende, of geldt een uitzondering uit 10.2, dan mag Verantwoordelijke een inspectie laten uitvoeren. Een inspectie vindt plaats tijdens Kantooruren, verstoort de dienstverlening niet onnodig en beperkt zich tot de verwerking voor Verantwoordelijke.
10.4 De controle wordt uitgevoerd door Verantwoordelijke of een onafhankelijke auditor die geheimhouding heeft toegezegd en geen concurrent van Verwerker is.
10.5 Verantwoordelijke draagt de kosten van de controle, inclusief de tijd van Verwerker tegen het uurtarief in de Overeenkomst. Blijkt dat Verwerker deze verwerkersovereenkomst op een wezenlijk punt niet naleeft, dan draagt Verwerker zijn eigen kosten. Verwerker herstelt tekortkomingen binnen een redelijke termijn.

Artikel 11. Einde

11.1 Deze verwerkersovereenkomst loopt zolang Verwerker persoonsgegevens voor Verantwoordelijke verwerkt.
11.2 Uiterlijk op de einddatum van de Overeenkomst laat Verantwoordelijke schriftelijk weten of hij gegevens terug wil, voor zover de Overeenkomst daarin voorziet. Daarna verwijdert Verwerker binnen 30 dagen na de einddatum alle persoonsgegevens die hij voor Verantwoordelijke bewaart, inclusief de onderdelen die in Bijlage 1 voor de betreffende dienst staan, en trekt hij zijn accounts en inloggegevens voor de Gekoppelde Systemen in of verwijdert hij die. Back-ups vervallen volgens Bijlage 1.
11.3 Verwerker bevestigt de verwijdering schriftelijk. Dit geldt niet voor gegevens die Verwerker wettelijk moet bewaren.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

12.1 Voor de aansprakelijkheid van Verwerker onder deze verwerkersovereenkomst geldt de beperking van aansprakelijkheid die op de Overeenkomst van toepassing is. Deze verwerkersovereenkomst bevat geen eigen of afwijkende beperking.

Artikel 13. Totstandkoming

13.1 Deze verwerkersovereenkomst geldt zodra Verantwoordelijke een Offerte accepteert die ernaar verwijst, of zodra zij van toepassing wordt via de wijzigingsregeling in de Algemene Voorwaarden. Op verzoek ondertekenen partijen haar ook afzonderlijk.
13.2 Hebben partijen eerder een andere verwerkersovereenkomst ondertekend, dan blijft die gelden in plaats van deze, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken.
13.3 Deze verwerkersovereenkomst is opgesteld in het Nederlands en het Engels. Bij verschil gaat de versie in de taal van de Offerte voor.

Bijlage 1. Beschrijving van de verwerking

Deze Bijlage beschrijft de verwerking bij de Beheerde Integratiedienst: Verwerker voert Integraties uit op infrastructuur die Sinsou beheert, met het orderportaal Pulse voor Verantwoordelijke. De velden met "per klant" worden ingevuld vanuit onderdeel B van het opleverdocument. Een nieuwe Integratie wordt vastgelegd in het opleverdocument van die Integratie en vult daarmee deze Bijlage aan, zonder nieuwe verwerkersovereenkomst, zolang zij binnen de betrokkenen en categorieën van deze Bijlage blijft en geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevat; anders leggen partijen de aanvulling schriftelijk vast voordat Verwerker met die verwerking begint, in de Offerte of uiterlijk in het ondertekende opleverdocument.

Bijlage 2. Subverwerkers

Bewust niet opgenomen: de leveranciers van de Gekoppelde Systemen (artikel 5.4).

n8n GmbH, de uitgever van de software die Sinsou op dit moment gebruikt, staat er niet in: Sinsou draait die software zelf, en met diagnostics uitgeschakeld gaan er geen klantgegevens naar n8n GmbH (Bijlage 3, punt 20). Slack staat er in voor kanalen die Verantwoordelijke met Sinsou deelt; de meldingen van Sinsou zelf in Slack bevatten alleen trends, geen persoonsgegevens (artikel 6.2).

Bijlage 3. Beveiligingsmaatregelen

Verwerker neemt ten minste de volgende maatregelen (artikel 4.1). De maatregelen gelden vanaf de start van de verwerking: Verwerker richt een omgeving zo in voordat er persoonsgegevens van Verantwoordelijke in worden verwerkt.

De Uitvoeringsomgeving draait op dit moment op n8n; daarom noemen de maatregelen hieronder n8n en de instellingen daarvan. Vervangt Verwerker die software op grond van artikel 6.3 van het Addendum, dan geldt elke maatregel voor de vervangende software met een gelijkwaardige instelling, en daalt het beveiligingsniveau niet (artikel 4.1). Partijen komen nu overeen dat, als Verwerker die software op grond van artikel 6.3 van het Addendum vervangt, Verwerker Bijlage 1 en deze Bijlage aanpast aan de vervangende software en haar instellingen, binnen de grenzen van deze alinea, en dat de aangepaste bijlagen partijen binden vanaf de datum van de vervanging zonder afzonderlijke ondertekening. Verwerker stuurt de aangepaste bijlagen aan Verantwoordelijke met de kennisgeving op grond van artikel 6.3 van het Addendum. Is bij de vervanging een nieuwe leverancier betrokken die persoonsgegevens verwerkt, dan geldt artikel 5.2. Verlaagt de vervanging het beveiligingsniveau, dan geldt artikel 5.2 alsof een subverwerker wordt vervangen.

Scheiding tussen klanten in Pulse (punt 18). Eén instantie van Pulse bedient alle klanten van Sinsou. Klanten worden van elkaar gescheiden door permissie-scoping in de applicatie: een gebruiker ziet alleen de gegevens van de klant waartoe hij behoort, en kan alleen op die gegevens handelen, zoals met de actie voor herverwerking uit artikel 4.3 van het Addendum, zodra Sinsou die inschakelt.